Jak na emaily (aneb nekompromisně proti spamu)

Neznám moc lidí, kteří by nepoužívali email. Ať už jako pracovní nástroj nebo jen pro soukromé účely, kdy sem tam rozešlou nějaké to PFko nebo dostanou všelijaký newsletter.

Častokrát se mě lidé kolem mě ptají, jak se vyrovnávám s denním návalem emailů, které v korporátu vznikají snad sami a z ničeho. Zvládám a přitom mě to nějak zásadně neomezuje. Ano, občas mi nějaký unikne a zapadne, ale všeobecně zvládám vyřizovat vše potřebné.

Nutno dodat, že email není můj primární nástroj, který bych potřeboval k plnění mých úkolů a cílů. Je to pouze jeden z portfolia nástrojů a tak k němu i přistupuji. To znamená…

1. Netrávím u něj den

Je až k pláči, kolik lidí prokrastinuje tím, že celý den sedí u otevřené schránky. Co přijde hned zkoumají, pročítají, odpovídají atd. Na jakoukoliv hloupost a zbytečnost. Večer si stěžují, že vlastně nic neudělali. No ještě aby jo…

Emaily na počítači řeším cca 2x denně. Jinak mám aplikaci zavřenou (a bez stupidních notifikací). Spěchá-li něco, každý stejně hned volá a EMAIL NENÍ ŽÁDNÝ CHAT!!! A každý kdo si z toho udělal takový messenger, ať se jde zahrabat a to někam pěkně hluboko.

2. Eliminuji spam a zbytečnosti

Na iPhonu dělám výběr těch, které vyžadují více času. Ty řeším na počítači. Na všechny ostatní hned odpovím nebo smažu (případně zaarchivuji). To dělám většinou cestou. Mám na iPhonu nastavená gesta, kdy tahem prstu po emailu doleva přesouvám mail do koše a doprava přesouvám do archivu. Geniálně jednoduché a neuvěřitelně příjemné. Takto z 90 mailů dokážu udělat 6, ke kterým si musím sednout. Při takovém zpracování, se řídím jednoduchým pravidlem: “jde o čas” – takže co nejvíce v co nejkratším čase.

3. Inboxy

Moc nepoužívám hromadný inbox, protože si dávám záležet, abych ve vymezený čas řešil pouze problematiku konkrétního projektu. Tzn. pokud řeším práci v korporátu, chci vidět pouze emaily týkající se toho, nikoliv soukromé nebo z jiných projektů. Jedinou situací, kdy hromadný inbox používám, bývají okamžiky, kdy je emailů opravdu hodně (napříč schránkami) a já chci udělat čistku toho nejdůležitějšího. V tu chvíli si vymezím čas, který tomu chci obětovat (ani o minutu déle) a na iPhonu jezdím palcem ze strany na stranu (viz zmíněná gesta výše), dokud se nedostanu na nějaký přijatelnější počet (případně nevyprší čas, který jsem si vymezil).

4. Základní pravidlo

Řídím se jednoduchým pravidlem… Vše ze složky “přijaté” (nebo-li “inbox”) musí pryč. Většina do koše, důležité/zajímavé do archivu a zbytek zpracovat (vzniká úkol nebo je potřeba moje reakce apod.). Od toho se odvíjejí i ony gesta.

Cílem je tedy prázdný inbox!

5. Odhlašuji, odhlašuji, odhlašuji

Nové iOS má skvělou funkci, díky které se můžete jedním kliknutím odhlásit z nežádoucích newsletterů a podobných seznamů. Kolikrát žasnu, co všechno mi chodí aniž bych se o to vůbec hlásil. Takže vše co mě nezajímá, bez váhání ihned odhlašuji a už se tím nezabývám.

6. Denní rituál

Možná to nejdůležitější… Emailovou schránku čistím denně, jinak by se tam toho nakupilo tolik, že bych se z toho zbláznil. Takže kvůli termínům je třeba opravdu poctivě, každý den inbox vyprázdnit.

A co vy? Jak na emaily jdete Vy? Podělte se se mnou o Vaše tipy a pokud za to budou stát, sám vyzkouším a doplním sem… 🙂