Deset oblastí kde začít automatizovat firemní procesy

Ve velkých firmách se uchylují k automatizacím prostě proto, že mají spoustu agendy a nestíhají. V menších firmách je situace trochu jiná. Tam často řeší, že nastoupí lidi, aby dělali A, ale brzy poté začínají dělat B, protože prostě musí (a nikdo jiný není pro ruce). Ve výsledku tak např. častokrát personalista nejen nabírá lidi, ale taky dělá faktury, mzdy a tak dále. Určitě to znáte…

Automatizace firemních procesů tomu však může dát řád. Podívejme se na agendu s odstupem, z výšky – máme pod sebou spoustu lidí, kteří dělají to, co dělat nechtěli a vlastně ani nemusí. Tak to pojďme vrátit zpátky na správné koleje. Automatizace je win-win pro všechny.

Mraky agendy lze udělat automatizovaně

Automatizace už dnes zajímá snad skoro každého, ale zakopaný pes je v tom, že firma ví, že by měla automatizovat, ale provozní agenda a operativa zaměstnance natolik pohltila, že na to prostě nemají čas. A jako všechno, je i tohle o lidech. Možná se jen nenašel nikdo, kdo by dupl a řekl: „jdeme na to, pustíme se do automatizace firemních procesů“.

Představte si, že pravidelně hledáte veřejné zakázky. Upřímně, hledat něco v registrech je hrůza. Tedy pokud nemáte robota, který registry projde podle klíčových slov a případně cílových subjektů. Prostě vám to pohlídá. Mimochodem tuto funkci máme s kolegy nachystanou ve formě dema ZDE. 

Co můžete automatizovat? Všechno!

To je síla, že? Otázkou totiž není, jestli to dokážeme zautomatizovat, ale spíš jestli to dává smysl. Jinak řečeno, zda to v kontextu očekávaného výsledku bude mít stále přínos. Automatizace jakéhokoliv procesu stojí čas na samotný vývoj a tak dále. A ten stojí peníze…  Takže čím více času strávíme na vývoji a přípravě automatizovaného řešení, tím spíš se může stát, že přestane dávat smysl v kontextu úspor apod.

Deset oblastí kde začít automatizovat firemní procesy

Aby se mohla firma digitalizovat, potřebuje mít digitální strategii – tedy představu, co chce automatizovat, kdo to bude dělat, jak, a kdo za to bude odpovědný. 

Pro představu, tohle je deset nejčastějších oblastí firemních procesů, které můžete úplně klidně nechat na robotovi:

1. HR

Preboarding, onboarding, offboarding (včetně přípravy pracovněprávních dokumentů) – to je jen část administrativy, která je denním chlebem HR specialistů (a kterou umíme automatizovat). K tomu si připočtěte i automatizaci veškeré správy informací o novém zaměstnanci napříč systémy od podání žádosti až po dokončení náboru a vyhledávání nových kandidátů na volná pracovní místa a organizace pohovorů. No, není toho málo. 🙂 

Neznamená to, že by najednou nebylo pro „ejčáristy“ ve firmě místo, ale v důsledku automatizace náborových firemních procesů mají mnohem víc času na to, aby s kandidáty a kolegy mluvili a někam se posouvali.

2. Finanční oddělení

Právě tady je ideální místo, kde s automatizací firemních procesů začít. Jen se podívejte – tolik procesů a činností založených na číslech a pravidlech – pro roboty úplný ráj. 🙏🏼 Validací podkladů to začíná, vyplacením mezd pokračuje a zaslání výplatních lístků končí.

3. Plánování a organizace vzdělání pro zaměstnance

4. Reklamací zboží a správa produktů ve skladovém hospodářství a databázi e-shopu

Spousta firem a e-shopů má už nějakou automatizaci práce v rámci systémů, které používá. Každopádně ji můžeme ještě vyšperkovat. Automatizace může hlídat stav na skladě, zároveň ještě doobjednávat zboží podle nějakých pravidel/kritérií. Nebo dokáže do určité míry posoudit reklamaci a zároveň ji i vyřešit, tedy dát klientovi rozřešení (např. pokud na každou reklamaci odpovídá eshop v rámci politiky kladně) atd. atd. atd.

5. Kategorizace, třídění a řešení stížností klientů

6. Účetnictví

Automatizace je ideální pro opakující se procesy jako je:

• tvorba finančních reportů a podkladů pro fin. závěrku
• validace příchozích plateb a jejich párování k dokladům
• zaúčtovávání faktur a příjemek
• kontrola a zadání platebních příkazů k autorizaci dle účetních podkladů.

7. Kontrola skladových zásob a objednávka logistických služeb

8. Monitoring zpracování výrobní zakázky po výrobní hale a vytvoření reportů

9. Vyhledávání veřejných zakázek

10. Propojení dalších technologií – např. chatbota k získání dat a následné automatizované zpracování dat v systémech (CRM, databáze, SAP apod.)

a spoustu dalších… 

Proč to nechat na odbornících?

Když to shrneme, moje práce obnáší to, že: najdu vhodné procesy, vyberu vhodné technologie, připravím samotné automatizace firemních procesů a ty implementuji do každodenního života firmy. 

A pak už buď pomáhám udržovat správný kurz automatizace vaší firmy nebo automatizuji procesy dál a dál. Zkrátka jsme s mým týmem vaším partnerem, tak abyste se měli vždy kde zeptat a přijít si pro pomoc.

Láká vás to, ale nechcete googlit nebo si s tím prostě nevíte rady? 

Napište nám, zajdeme spolu na kafe a společně to vymyslíme.