Způsoby realizace RPA v podnicích aneb jak najít správný přístup implementace

Uvažuje-li jakákoliv firma (bez ohledu na velikost) o využití automatizace, měla by vždy pečlivě zvážit způsob realizace. Těch je několik a každý z nich má své klady a zápory. Na řádcích níže najdete popis čtyř nejběžnějších přístupů implementace RPA. 

* RPA nebo-li Robotická Procesní Automatizace (Robotic Process Automation) je technologie, která umožňuje automatizovat podnikové procesy. Softwaroví roboti zpracovávají opakující se úkoly, které běžně provádějí lidé, což vede ke zvýšení efektivity, minimalizaci chyb a snížení nákladů. Více o této technologii jsem psal i tady. 

Softwarovou robotiku už nejspíše znáte (jinak byste pravděpodobně nečetli tento článek 🙂) a možná byste rádi automatizovali i ve vaší firmě. Jenže jak zvolit vhodné řešení na implementaci RPA právě u vás a zajistit, že to bude nejen efektivní ale také nákladově únosné? Pojďme se nejdříve podívat na možnosti. 

4 nejběžnější „cesty“ implementace RPA pro podniky

Jak tedy implementovat RPA v podniku a zároveň dlouhodobě udržovat softwarové roboty aktuální? Existují víceméně čtyři různá implementační řešení RPA:

• RPA Poradenství (RPA Consulting) + Kompetenční centrum RPA (RPA Centre of Excellence (CoE))
  • Tato cesta spočívá v najímání externích konzultantů, kteří zastávají veškerou práci. K tomu se většinou vytváří také Kompetenční centrum RPA (CoE), prostřednictvím kterého dochází zejména k implementaci RPA ve vaší společnosti. Dlouhodobě vede k vytváření interního know-how a provozování vlastní infrastruktury pro provoz RPA.
• Vlastní RPA
  • Tato cesta spočívá ve využití interního týmu vývojářů k automatizaci procesů prostřednictvím vývoje softwaru na zakázku a „open-source“ nástrojů.
• „Outsourcované“ RPA
  • Tato cesta spočívá v najímání externího poradenského týmu na pokrytí všech úkolů souvisejících s RPA.
• Robot jako služba (Robot as a Service (RaaS))
  • Tato cesta spočívá v navázání spolupráce s poskytovatelem/dodavatelem, který nabízí komplexní služby automatizace, včetně softwaru RPA.

Teď se pojďme podívat na jednotlivé přístupy trochu detailněji. Není lepší nebo horší přístup, ale každý má svoje výhody a nevýhody.

RPA Poradenství + Kompetenční centrum RPA (CoE)

* Kompetenční centrum (CoE) je speciální tým kvalifikovaných odborníků, jehož hlavním cílem je poskytovat osvědčené postupy v konkrétní oblasti zájmu ve společnosti. V případě RPA se CoE zaměřuje na správnou implementaci a automatizaci prostřednictvím technologie RPA.

Tento přístup je pravděpodobně stále ten nejrozšířenější, skoro by se dalo až říct, že je to tradiční přístup realizace RPA v podnicích (minimálně těch největších). Je potřeba myslet na to, že když půjdete touto cestou, budete muset počítat se spoustou dodatečných nákladů na podporu a licence: 

• Poplatky za konzultační proces
• Licenční poplatky (RPA platforma, databáze atd.)
• Poplatky za konzultace na zřízení Kompetenčního centra (CoE)
• Najímání a výuka zaměstnanců pro CoE
• Nepřetržité provozní náklady na CoE

Tyto náklady však vyvažuje rychlejší reakční doba, obzvlášť pokud jsou členové CoE dobře vyškolení a znají nejlepší postupy implementace RPA. Ovšem je potřeba také zmínit, že může docházet k výraznému snížení návratnosti investice a to v některých případech i do záporných čísel (obzvlášť z dlouhodobé hlediska). Provozní náklady CoE častokrát převyšují uspořené FTE na automatizovaných procesech. Zpravidla totiž budete muset najímat nové RPA odborníky na každých 5-10 robotů, aby je bylo možné udržovat v provozu. Není totiž takový problém proces zautomatizovat, ale především ho dlouhodobě udržovat v provozu. 

Vlastní RPA

Předpokládejme, že vaše společnost má schopný tým vývojářů softwaru. V takové situaci může být snadnější automatizovat procesy prostřednictvím vývoje vlastního softwaru nebo dokonce pomocí „open-source“ nástrojů. Bývá časté, že se podniky rozhodli automatizovat svoje procesy bez jakéhokoliv RPA nástroje. 

Avšak pozor, tento přístup může být v určitých fázích velice nákladný. RPA Platformy už za dobu svojí existence „dozrály“ a vyladily prakticky všechny „porodní bolesti“, které budete řešit při automatizování. Jednou z hlavních překážek je to, že vaši vývojáři budou muset pracovat na několika „frontách“ najednou: veškeré konzultace s koncovými klienty, nastavení platformy + vývoj samotných funkcí platformy a samozřejmě programování samotných robotů. To bude rapidně snižovat váš drahocenný čas, který se snažíte samotnou automatizací šetřit. 

Pokud se budete bavit s některou společností, která se vydala touto cestou a roboty si vyvinuli interně, pravděpodobně vám řeknou, že dlouhodobě bojují s jedinou věcí a to je udržování a aktualizace robotů. Zde se projevuje právě absence jednotného nástroje pro automatizaci. Každý vývojář bude mít trochu jinou metodiku automatizování atd. a s každým dalším robotem bude podpora stále těžší a těžší. Nakonec vás dožene „technický dluh“ a brzy budete s roboty zacházet stejně jako s tradičním starým systémem. 

Na druhou stranu, pokud máte zkušený tým vývojářů, můžete očekávat velice rychlé reakční doby a náklady na licence budou prakticky bezvýznamné. 

„Outsourcované“ RPA

Pokud nechcete řešit režijní náklady a náklady na provozování CoE, je tento přístup schůdnou možnost, i když je pravděpodobně nejdražší ze všech. U tohoto přístupu budete muset platit poplatky za poradenství během celého cyklu automatizace a implementace. Jak dodavatel RPA platformy tak konzultační firma budou dodávat své služby nepřetržitě avšak za předpokladu, že budou zaplacení. 🙂 

Na druhou stranu nemusíte řešit prakticky žádné další náklady. Režijní náklady a organizační náklady spojené se zřízením a udržováním interního CoE… To vše jde za dodavateli… 

Služba Robot-as-a-Service (nebo-li RPA/Robot jako služba)

RaaS (Robot as a Service) je sdílený softwarový model, ve kterém si můžete pronajmout prostředky (hardware, software a odborné kapacity pracovníků) a využívat k automatizaci vlastních procesů. V rámci tohoto přístupu platíte pouze poplatek za předplatné a dodavatel vám poskytuje komplexní řešení pro automatizaci procesů.

Předplatné RaaS obvykle zahrnuje následující:

• Poradenství RPA k identifikaci procesů, které se mají automatizovat
• Vývoj softwarových robotů
• Instalace a konfigurace automatizovaných procesů profesionálními programátory RPA
• Aktualizace infrastruktury pro provozování automatizace
• Podpora a údržba, včetně aktualizací robota tak, aby byl stále funkční a byly zohledněny veškeré změny v podnikání nebo systémech
• Dohled nad provozem celé infrastruktury a zpracování jednotlivých procesů

Někteří poskytovatelé RaaS také nabízejí možnost, zda chcete hostovat roboty v infrastruktuře (nebo cloudu) dodavatele nebo na svých vlastních interních podnikových serverech. 

Díky měsíčnímu předplatnému jsou náklady předvídatelnější než v případě jiných řešení. Měsíční cena je obvykle závislá na počtu automatizovaných procesů. Někteří také účtují podle počtu robotů. V ceně jsou zahrnuti odborníci od poskytovatele RaaS a neplatíte tedy za jejich kapacitu bez ohledu na to, kolik expertů bude během zakázky „využito“. 

Na druhé straně vám tato cesta poskytuje menší kontrolu než vlastní implementace RPA ve vaší infrastruktuře a s vaším interním týmem. Musíte zvážit, zda chcete svůj čas (a peníze) trávit automatizací procesů, které vyžadují hodně času a znalostí na úrovni odborníků, nebo raději investujete svoje prostředky do sdíleného prostředí poskytovaného dodavatelem a budete to mít bez dalších starostí a nákladů. 

Porovnání nákladů – Implementace RPA do podniků

Když si tedy dáme do jedné tabulky vedle sebe jednotlivé principy realizace a přidáme si k tomu kontext nákladů: 

Výše vidíte, že Robot-as-a-Service (RaaS) je nákladově nejefektivnějším (respektive nejvýhodnějším) řešením. Mimo jiné nemusíte platit za licenci robota a nejste zodpovědní za zaplnění denního strojového času co největším počtem procesů. Za prakticky zlomek ceny v rámci měsíčního předplatného, můžete obdržet kompletní end-to-end službu.

Vyberte si řešení RPA, které vyhovuje vašim preferencím

Každý podnik má trochu jiné potřeby a vize. Měli byste se tedy rozhodnout na základě vlastních preferencí. Tento článek vám má jen ukázat možnosti a možná vám usnadnit výběr vhodného modelu a řešení implementace RPA.

P.S.: V případě, že potřebujete pomoc a chcete si promluvit o možnostech s odborníky, vše najdete zde: www.smartechorange.com