Jak začít s automatizací procesů v malé či střední firmě?

Malé a střední firmy jsou klasicky zcela ztracené ve své agendě. A vlastně je kolikrát ani nenapadne, že by jim mohla robotická automatizace procesů pomoc. Natož jak s ní začít. Chápeme, když je vás ve firmě sotva dvacet (někdy ani to ne), co by tu dělali roboti? No, třeba vám uvolnili ruce, snížili chybovost, ušetřili čas…

Zní to jako sci-fi a přitom to funguje už roky

Principy automatizace jsou strašně staré, roboti svařují nebo točí šroubovákem už roky. To, co přibylo, je technologie. A s tou umíme pracovat. Proto je pravý čas automatizaci ve firmách začít. I ve Smartech Orange je nás jen pár, proto jsme začali s robotickou automatizací procesů nejdřív u sebe – stejně jako naši klienti chceme pracovat efektivněji, produktivněji…

A netrvalo dlouho a my se přistihli, že teď přemýšlíme jinak. Ve chvíli, kdy se před námi objeví nový úkol, proces, nejprve přemýšlíme, jestli ho můžeme automatizovat a až ve chvíli, kdy to nelze, se do toho pustíme stručně ručně. 

Jaký je rozdíl mezi automatizací procesů a úkolů?

Ještě než se pustíme do představení výhod, které jako malá nebo střední firma můžete z robotické automatizace procesů těžit, si povíme, proč je důležité rozlišovat automatizaci procesů a úkolů.

• Automatizace procesů je prostě a jednoduše daleko komplexnější. Zahrnuje stovky, nebo i tisíce úkolů, které můžete zautomatizovat. Pro představu – například automatizované vyplácení mzdy znamená, že robot spočítá hodiny, dovolené, absence, odměny a tak dále a skončí tím, že zaměstnancům odejdou peníze na účet a dostanou výplatnici.

Automatizací vyřešíte i zakládání projektů – robot vytvoří v systémech složku, nastaví budget, definuje tým, přidělí mu přístupy, postará se o faktury a tak dál.

• Automatizace úkolů zautomatizuje mnohem menší část (např. nástroje Make, Integromat). Tak ale přicházíte o další možnosti. Je to vlastně jako samostatný výstřel. Hezký, ale tím to končí.
  
  Tak teď prosím otevřete oči – technologie totiž není jen o jednom úkolu.

S čím vám robotická automatizace procesů pomůže?

Primárně vám ušetří čas

Existuje velká spousta nástrojů, které vám můžou pomoc interně například s platebními příkazy, evidencí docházky, dovolené a tak dále. To jsou drobné činnosti, které ve výsledku zabírají (zbytečně) hodně času.

Takže když si nás pozvete k sobě do firmy, vybereme společně nástroj, na kterém si to zkusíte, abyste ztratili strach z neznámého. Při slově robotizace sebou totiž i v dnešní době spousta lidí škubne.

Pak procesy vzájemně propojíme tak, aby jeden spouštěl druhý. Je totiž fajn, že máte tabulku na evidenci dovolené, druhou s výkazem práce, další s kontakty… ale ve finále jsou k ničemu, když mezi sebou nekomunikují. K jejich propojení se hodí právě automatizace. Permoník / robot / virtuální pracovník tedy tabulky nejen propojí, ale taky je hlídá, validuje (kontroluje, jestli tam není chyba), sečte hodnoty apod.

Pak už šetří i peníze (generuje větší zisk)

Protože když ve firmě přehodíte ubíjející klikací administrativu na robota/permoníka/virtuálního pracovníka (říkejte mu, jak chcete), budete mít najednou prostor a čas. Ten můžete využít i na zlepšení procesů směrem ke klientovi. Ať už děláte kreativní činnost (kterou automatizovat neumíme a asi ani nechceme), nebo prodáváte něco hmatatelného.

Najednou už nejde o efektivitu, ale o kvalitu a víc oslovených klientů na míru tomu, co chtějí. A to jsou pak peníze do vaší kapsy. Jen nám neříkejte, že nevíte, jak byste čas navíc proměnili v peníze.

Zopakujeme si to:

• KROK Č. 1: AUTOMATIZACE = EFEKTIVITA A ÚSPORA. 
• KROK Č. 2: AUTOMATIZACE = ZVÝŠENÍ ZISKU A KVALITY PRODUKTŮ. 

Víc si o benefitech a přínosech RPA můžete přečíst v jednom z minulých článků.