Benefity a přínosy RPA

Proč automatizovat pomocí RPA? 

V základu a bez nějakého okecávání to mohou být tři důvody:

1. Snížíte své náklady: automatizací rutinní práce můžete snížit své náklady a navíc nemusíte najímat další pracovníky
2. Minimalizujete chyby: v automatizovaných procesech neexistují chyby a navíc jsou úkoly zpracovány vždy naprosto precizně a transparentně
3. Získáte prostor pro další rozvoj: virtuální pracovníci jsou výkonnou infrastrukturou pro zpracování a vyhodnocování dat a navíc automatizované procesy jsou standardizovány a veškeré vstupy i výstupy validovány

a nebo ony hlavní benefity jako:

• Zrychlení
  • Vše dělá technologie, takže o rychlejším zpracování procesu není pochyb. Naopak se většinou automatizované zpracování “uměle” zpomaluje tak, aby vše fungovalo v systémech / aplikacích v rámci jejich zpětné vazby a odezvy. 
• Efektivita práce
  • Před samotnou automatizací každého procesu probíhá cvičení, kdy se na proces podíváme nezaujatýma očima a navíc z pohledu virtuálního pracovníka (robota). Tedy častokrát dojde k optimalizaci přímo „na míru a možnostem“ technologii. Ve výsledku tak dochází k zefektivnění samotného procesu, což v kontextu automatizovaného zpracování přináší i další benefity – viz níže.
• Výstupní kvalita
  • Častokrát trochu podceňovaný fakt, který je ovšem velice důležitý. Znamená totiž, že všechna data, která „jdou“ do automatizovaného procesu (a jsou ona „achillova pata“ v rámci automatizace) jsou validována a kontrolována ještě před samotným zpracování. Eliminuje se tím část potencionálních chyb, které by mohly vyplynout právě z chybných dat – např. místo číslo IČ je atribut naplněn emailem apod.
  • Ve výsledku to vede ke kvalitnějších výstupům a méně chybám/výjimkám v rámci automatizovaného zpracování. P.S.: Vždy platí rovnice: Kvalitní vstupní data = Kvalitní výstupní data.
• Snížení nákladů
  • Automatizace procesů je od počátku o úspoře času – kdy samozřejmě platí, že čas = peníze. Jde tedy v důsledku o úsporu peněz. Celá „hra“ je o tom, zda to co bude stát provoz automatizovaného zpracování, bude levnější než kdyby proces dále zpracovával lidský pracovník. P.S.: Označením lidský pracovník si „nabíjím“ na další téma, na které se zaměřím v dalších článcích. 🙂
• Práce 24/7
  • Na mých kurzech se často účastníků ptám, zda si myslí, že je pravda, že virtuální pracovník (chcete-li technologie nebo robot) může pracovat nepřetržitě 24 hodin sedm dní v týdnu. Je to totiž častý marketingový „tahák“. Většinou se rozjede vášnivá diskuze… Pravdu mají oba tábory – ti co tvrdí že ano, i ti co tvrdí, že ne.
  • Ti co tvrdí že ano – mají pravdu, protože… Dá se říci, že pracovní doba virtuálního pracovníka (robota) je nonstop. Není nemocný, nemá dovolenou, nechodí na oběd, ani nespí. Z tohoto pohledu je tedy pravda, že může pracovat nepřetržitě. ale…
  • Ti co tvrdí, že ne – mají pravdu, protože… V tom vidí další vlivy, které ovlivňují samotné zpracování. Tedy různé odstávky systémů, ve kterých virtuální pracovník (robot) pracuje (není-li dostupný systém = není možná práce v něm). Virtuální pracovník (robot) tedy principiálně může pracovat nepřetržitě, ale vždy podléhá provozním omezením systémů, aplikací a prostředí, ve kterých pracuje.
• Škálovatelnost
  • Zde velice rád uvádím dvě hlediska… Pokusím se obě uvést na příkladech.
  • Prvním je hledisko provozní: Představte si pojišťovnu, která každý den odbavuje např. 100 škodních událostí, které odbavuje specializovaný tým. V situaci, kdy nastane nějaká přírodní kalamita a počet denně hlášených škodních událostí prakticky z hodiny na hodinu vzroste z původních 100 na 1000 znamená v provozu obří zátěž a povede například k rychlému náboru brigádníků (které je potřeba rychle zaškolit atd.). Špička však nebude trvat do nekonečna a v okamžiku kdy opadne, bude pravděpodobně potřeba tyto brigádníky zase propustit… V situaci, kdy máte proces zpracování nahlášené škodní události automatizovaný prostřednictvím virtuálního pracovníka (robota) a dojde k nějaké provozní špičce, stačí automatizovaný proces spustit místo na jednom virtuálním pracovníkovi na příklad na dvaceti souběžně. Prakticky na lusknutí prstu máte, stejně spolehlivé odbavení fronty hlášených škodních událostí. Bez rychlého náboru, zaškolování, propouštění atd.
  • Druhým je hledisko technické: V situaci, kdy s automatizací začínáte, nemáte nic a všechno musíte udělat prakticky na „bílý papír“. Čím déle automatizujete procesy, tím více jich máte zautomatizovaných a tím více máte kódu, který (a v tom je ta „magie“) přepoužíváte v dalších procesech. P.S.: Když je kód dobře strukturovaný atd. 🙂
• Dohled
  • Protože procesy o kterých se bavíme vykonávají virtuální pracovníci (roboti), kteří neumí říct, že se jim něco nepodařilo nebo něco nebylo možné dokončit, kvůli nestandardním situacím. Je nad celým řešením samozřejmě dohled ať už logy každého virtuálního pracovníky, tak i každého automatizovaně zpracovaného procesu. Dohled navíc provádí kontroler, tedy lidský kolega. Celé zpracování je tak plně transparentní a pod kontrolou. A to nás vede k poslednímu velkému benefitu…
• Bezpečnost
  • Tím, že je ze zpracování procesu a práci s daty „vyjmut“ lidský faktor (s veškerými výhodami i nevýhodami) je přirozeně samotné zpracování bezpečnější. Virtuální pracovník (robot) totiž neumí data zneužít… Všeobecně dle mého platí, že právě my (lidé) jsme v rutinních úkolech ten nejslabší článek. Ať už proto, že chybujeme nebo právě proto, že máme přístup k citlivým datům. To se při využití virtuálních pracovníků minimalizuje.

Co si o tom myslíte? Pojďme diskutovat – napište mi a já klidně doplním smysluplné body do článku pro „budoucí generace“.