Nástroje moderního týmu

Dnešní doba je úžasná. Ano, opravdu úžasná. Nepopírám, že máme spoustu problémů, ale to teď nechci rozebírat. To, co mám teď na mysli, jsou příležitosti. Dnešní doba jich je plná a stačí mít oči otevřené a chtít. Díky tomu, může kdokoliv dělat cokoliv. A to do slova…

Na následujících řádcích, bych rád “představil” několik nástrojů, které v týmu používáme a díky kterým, můžeme svojí práci dělat v podstatě odkudkoliv. Nejsme tudíž vázaní na jedno místo a dává nám to určitou svobodu, která se dnes jeví, jako příjemný benefit. Stále méně lidí, totiž chce sedět celé dny, někde v kanclu. A ani my nejsme výjimkou. Chceme pracovat!! Ale chceme pracovat, kdy a kde chceme.

Co tedy používáme za nástroje?

Evernote: digitální archiv

• Evernote je pro mě srdcová věc a měl jsem období, kdy jsem měl tendence, všem kolem mě, ukázat tu sílu zeleného sloníka a všechny do Evernotu přivést. Mohli bychom, tam společně žít šťastně až do smrti. Občas jsem nechápal, proč Evernote nepoužívají prostě všichni. Život by byl pro všechny, hned jednodušší. 🙂 Samozřejmě to není pravda a toto období už mám zaplať pán bůh za sebou. Nicméně, když jsem vymýšlel workflow, tento nástroj v něm nesměl chybět.
• Evernote nám slouží, především jako archiv informací. Pokud někdo z týmu v Evernotu přímo nepracuje, minimálně do něj posílá, některé informace (přes emailovou adresu).
• Protože jsme poměrně hodně kreativní, je to vlastně podstata Creative Orange CZ, mohli bychom v Evernotu, díky jeho flexibilitě, řešit víceméně vše, krom specifických úkonů, které potřebují specializovaný software (Photoshop apod.). Jenže to je přesně ono. Jsme kreativní, jsme svobodní a proto si každý z nás, může pracovat v rámci určitých mezí, v čemkoliv pracuje rád. Příkladem může být: velkou část, u nás zastává kreativní psaní a následné korektury. To bychom mohli krásně dělat v Evernotu. Jenže… Každý jsem si oblíbili jiný editor. Někdo má rád obyčejný textový blok, někdo Pages a někdo třeba Ulysses. Důležité není v čem je to napsáno, ale že je to napsáno. Proto, ačkoliv někteří v týmu s Evernotem nepřijdou do kontaktu, slouží pro celý tým. Především z hlediska provozu, jakožto archiv a záloha všech informací (psaných textů, korektur, faktur i souborů týkajících se provozu).
• Co určitě nesmím zapomenout zmínit, je synchronizace dat mezi všemi zařízeními a všemi v týmu. Tím je zajištěná, právě ona svoboda, pracovat s čímkoliv a kdekoliv.
• Ač jsme moderní tým a pracujeme především bez papírově, občas není vyhnutí a nějaké ty papíry se k nám dostanou. Jasně, ve většině případů jsou to různé faktury a účty, ale ať už je to cokoliv, pokud to stojí za uložení, patří to do Evernote. V papírových šanonech, nikdo hledat nechce, proč taky? Když můžeme na několik kliků myši, hledaný dokument najít pomocí Evernote.

Evenote si můžete vyzkoušet zcela zdarma …

Zjistit více o Evernote

#Slack: král komunikace

• Komunikace, je alfa a omega, jakékoliv spolupráce. Já, jsem už v životě s emaily ztratil příliš mnoho času a snažím se jim vyhnout, kde to jen jde. A proto, když jsem se obhlížel, po nějakém vhodném způsobu týmové komunikace, nemohl jsem si nevšimnout nástroje s názvem #Slack, který je v týmech velmi oblíbený.
• Jsme akční a potřebujeme komunikovat velice často. Nutno dodat, že ne vždy se komunikace točí úplně nad pracovními tématy. Díky Slacku, téměř nepotřebujeme email ani žádnou IM (Instant messeging) aplikaci. Nejen, že si soubory (korektury, návrhy textů, grafiku atd.) předáváme přes Slack, ale také je přímo ve Slacku můžeme komentovat a sdílet. Dříve, jsme pro sdílení souborů (především mimo tým) využívali službu Dropbox, ale poslední dobou i tuto úlohu, z části přebírá #Slack, který umožňuje vytvořit k souborům veřejný odkaz a není proto problém, ukázat grafiku, text apod. klientům.
• Máme jednotlivá komunikační vlákna pro různá témata (ať už čistě pracovní, tak samozřejmě mimopracovní – klasický offtopic, doporučování muziky nebo inspirace atd.) ve kterých se dá snadno a efektivně vyhledávat. Potřebujeme-li dohodnout oběd s konkrétním kolegou, píšeme si jen mezi sebou. Řešíme-li marketing, máme na to kanál #marketing atd.
• V každém kanále, lze označovat lidi, kterých se daný soubor/text/připomínka apod. týká a jemu, tak přijde speciální notifikace, aniž by to spamovalo všechny kolegy.
• Slack umí klasický chat mezi jednotlivci i hovory přes datovou síť.
• Každý si může tvořit pomocí oblíbených nástrojů a vše se “sbíhá” ve Slacku, kde si výstupy předáme a rovnou si na ně vyměníme první názory.

Tento nástroj si můžete vyzkoušet zcela zdarma …

Zjistit více o #Slack

Airtable: velitel všech čísel, kontaktů a statistik

• Jako v každé práci, i u nás jsme měli spoustu různých tabulek a všelijakých čísel. A já jakožto člověk, který se od střední školy zabývá databázemi, jsem toto špatně rozdýchával. 🙂 Hledal jsem proto řešení, které můžou využívat i lidé bez znalostí databází a které by nám umožnilo, dát do našich čísel trochu řád a více možností k následné analýze.
• Airtable je relativně nový nástroj, nicméně okamžitě mě uchvátil svými, takřka plně databázovými možnostmi, přesto naprosto tzv. user-friendly ovládáním. Byla to proto jasná volba.
• Vše od kontaktů na klienty, informací o zakázkách, spolupracovnících, potencionálních projektech, až po evidenci nákladů apod. máme na jednom místě, kde můžeme (právě díky databázové struktuře) analyzovat z různých úhlů a pohledů.
• Dnes dokonce i registrace provádíme přes Airtable. Jednoduše integrujeme formulář Airtablu na web, klienti ho vyplní ve svém prohlížeči a nám se vše pěkně uloží do tabulky v Airtablu.

I Airtable si můžete vyzkoušet zcela zdarma …

Zjistit více o Airtable

Všechny nástroje, mají společné, že jsou na všechny platformy a mají appky, jak pro mobily, tak pro počítače. A pokud by byl problém, tak lze využít i přístup přes webový prohlížeč. V tom je jistá svoboda a možnosti… V podstatě se dá říct, že běžný provoz zastřešují tyto tři nástroje, ke kterým samozřejmě využíváme další specializované.

P.S.: Tento článek není reklama… Jen názor a doporučení, na služby, které používáme a myslíme si, že jsou skvělé.