Minimalismus a digitální produktivita

Zase jsem strávil spoustu času laděním a šperkováním mého pracovního workflow atd. A vždy jsem se po různých experimentech dostal zpátky k tomu nejjednoduššímu a nejpřirozenějšímu… 

V ten okamžik jsem si uvědomil, že je čas aktualizovaný stav sepsat. 🙂 

Co se týče nástrojů na které si můžete sáhnout… Tam nenastala žádná zásadní změna, až na to, že jsem začal více psát rukou. Což je pro mě dost velký posun, který ale pramení z mé dlouhodobé strategie => být více „offline“ a omezovat čučení do displejů… 

Denně tedy používám: iPhone, Macbook a blok od Cleverminds. Thats it… 

Nic více, nic méně. 🙂 Z hlediska nástrojů, na které si sáhnout nemůžete…

Středobodem všeho je pro mě kalendář! Stále používám appky od Applu, nic mi v nich nechybí a „prostě to funguje“. Mám v něm nejen schůzky, ale také úkoly a prakticky všechno, na co musím myslet a má nějaký termín. Na tento systém jsem „najel“ proto, že se snažím pracovat se svojí energií. To přeneseně znamená, že prázdný kalendář znázorňuje moji kapacitu/čas v jednotlivých dnech (a ta je přirozeně omezená). Každý úkol, každá aktivita si z toho ukrojí svojí část času i energie. Proto když plánuji, dávám si do kalendáře čas i pro úkoly nebo delší cesty. Timeboxy nebo-li časové úseky plánuji po půlhodinách nebo hodinách a tím naplním každý den. Zkrátka mezi naplánovanými schůzkami mám nějaký volný čas a ten „vyplním“ vždy den předem potřebnými časovými úseky pro úkoly a aktivity, kterým budu věnovat moji energii a soustředění. V rámci naplánovaných úseků se soustředím výhradně na naplánovanou aktivitu. Pokud ji nestihnu celou, buď naplánuji pokračování nebo posunu (pokud to lze) následující plán. 

A možná se teď ptáte, jak poznám v kalendáři schůzky od všeho ostatního… Schůzky mají vždy vyplněnou lokaci/místo, zatímco úkoly a další ne. Dále pak rozlišuji barevně (oddělenými kalendáři), zda je aktivita pracovní, nepracovní apod. 

Druhým „pilířem“ mého systému je aplikace Poznámky od Applu. Konsolidoval jsem do ní prakticky vše, včetně všech možných úkolovníků apod. Pro úkoly mám dvě samostatné složky: „🚩 Tento týden“ a „🚩 Backlog“… V nich co položka/poznámka to úkol nebo činnost. Využívám této formy i k tvorbě checklistů, přidávám delší poznámky nebo přílohy. Prakticky se to moc neliší od způsobu správy úkolů v jakékoliv ToDo appce, jen tu vůbec neřeším termíny apod. 

V praxi to tedy vypadá takto: 

Jednotlivé úkoly značím značkami a tento „systém“ jsem převzal z článku od Dana Gamrota. Zjednodušeně ke značení úkolů:

• 🟧 úkol priorita A – důležité věci, které nespěchají/nehoří
• 🟥 úkol priorita B – důležité urgentní věci, které už bylo potřeba provést
• 🟪 úkol priorita C – urgentní, ale není pro mě důležité
• 🟫 úkol priorita D – nespěchající nedůležité aktivity

Mám značky pro úkoly nastavené ve zkratkách (Předvolby/Klávesnice/Text) a krásně to funguje na iPhonu, Macu a ve všech aplikacích, které používám. 

Má-li aktivita/úkol termín, jde název do kalendáře… „Kooperace“ s kalendářem tedy vypadá třeba takto:

Po splnění úkolu/činnosti prostě „poznámku“ smažu. Žádné odškrtávání nebo odklepávání „splněno“. Smazat ať to nepřekáží… 

Vše tedy stojí na dvou aplikacích: Kalendář a Poznámky… Obě jsou zadarmo (a pokud nechcete používat Apple, tak je obrovská spousta alternativ) a je to zároveň důkaz, že to jde jednoduše a bez dalších předplatných. 

Tento systém ale funguje mimo jiné také proto, že pravidelně vše procházím, kontroluji a tím to mám pod kontrolou. 

Review aneb revize a plánování

Pravidelně procházím moje inboxy, kontroluji (a pracuji) s kalendářem, hlídám a plánuji… K tomu mám rychlé denní review a jedno delší týdenní review. V rámci nich provádím „sadu“ kontrol a úkolů, díky nimž ohlídám všechny důležité termíny, aktivity a úkoly a zároveň udržuji celý systém aktuální a v chodu. 

Jako pomocníka k tomu používám ToDo appku Připomínky, kde mám pravidelně se opakující úkoly, které si vždy během review projdu a odškrtám. Díky tomu mám jistotu, že jsem na nic nezapomněl.  

Pak mám samozřejmě každý týden v kalendáři naplánovaný čas, kdy se tomuto věnuji:

Pravidelné review je jedno z nejdůležitějších prvků v celém systému, protože mi umožňuje udržovat si přehled a podívat se na vše s trochou nadhledu a v kontextu na další aktivity a moje cíle. 

Minimalismus a rozptylování

V rámci minimalismu, který se snažím průběžně vnést do mého pracovního i osobního života, jsem opět rozdělil „roli“ pro iPhone a pro Mac. Zkrátka dlouho jsem se snažil mít oba nástroje „univerzální“ a mít možnost na obou dělat víceméně totéž. To znamenalo, že na obou jsem měl stejné aplikace apod. abych měl ke všemu neustále přístup a mohl odkudkoliv dělat cokoliv. To častokrát vedlo k tomu, že jsem dělal všechno možné jen ne to, co bych v daný okamžik potřeboval, případně jsem pracoval vlastně pořád a nikdy „nevypnul“ od práce, nebo nedej bože prostě jen brouzdal spoustou aplikací a tak prakticky prokrastinoval. 

Proto teď mám na iPhonu jen několik nejnutnějších aplikací (ve smyslu více „opravdové“ práce a hodnoty než zábavy): 

Takže se mi teď už i stává, že vlastně na tom telefonu nemám co dělat a tak jdu radši pracovat (nebo odpočívat).  🙂

Co Vy? Jak válčíte s úkoly?

Miminalismus i v šuplíku 🙂

Nabízím k prodeji hračky, které už nevyužívám… 🙂