Evernote – proč

V tomto článku, bych Vám rád přiblížil, co shledávám na Evernotu unikátním a proč jsem se rozhodl, začlenit ho do svého workflow. Nejdříve se ale musím vrátit na úplný začátek, do doby, kdy jsem neznal ani to, že Evernote má v logu slona.

Byla to pro mě naprostá neznámá a do mého iPhonu se tenkrát dostala tato appka naprostou náhodou, když jsem kamarádovi položil nevinnou otázku: jaké jsou tvoje oblíbené aplikace.

Asi tušíte, že jednou z doporučených, byl právě Evernote (EN). Tím započala moje cesta za poznáním zeleného sloníka. Jediné, co mi kamarád tenkrát řekl: “je to prostě poznámkový blok”. A i když on, jednoznačně nepoužíval EN jen kvůli tomu, více mi k tomu neřekl. Tak jsem to tedy, tak bral. Nic jiného mi nezbývalo, protože jsem prostě netušil… To se časem mělo změnit, k tomu se ale teprve dostaneme.

Denně se bavím s lidmi a řešíme využití sloníka, jak v businessu, tak ke správě soukromé agendy. I proto jsem se rozhodl sepsat pár postřehů a přiblížit Vám, nepoznamenaným tímto nástrojem, něco více, než jen to, že je to poznámkový blok.

Proč?

Začít musím tím, proč Evernote používám já. Můj “vztah” ke sloníkovi, se časem samozřejmě mění a vyvíjí. Ale asi jako každý, jsem začal tuto službu využívat, jako obyčejný poznámkový blok. Jak jednoduché a prosté, že?

Jenže brzy jsem si, jakožto přemýšlivý jedinec :D, musel položit otázku, proč bych měl používat tuto appku k zapisování nějakých poznámek, když můžu používat integrovanou appku od Applu (nebo chcete-li, jakýkoliv jiný poznámkový blok)? Ptal jsem se tak intenzivně, až jsem narazil na webu (viz níže) na pár stránek, kde jsem se dočetl, že Evernote nemusí být jen o “obyčejném” zapisování textových poznámek. Často jsem četl pojmy “digitální archiv informací” nebo “bez papírová kancelář” apod. To mě samozřejmě zaujalo, protože jsem podobné řešení hledal. Tím to vlastně teprve všechno úplně začalo.

Teprve v tomto okamžiku, začala moje cesta za skutečným poznáním a efektivním využitím tohoto nástroje. A možná se budete divit, ale dnes, po několika letech, používám Evernote, jako multifunkční nástroj pro ukládání informací. Jinak řečeno, zápis textových poznámek, je jen jedním ze vstupů. Tady je znovu na místě otázka PROČ… Byl jsem totiž v situaci, kdy jsem musel postupně změnit moje návyky a zvyky. V tom, jak jsem ve virtuálním světě tvořil a ukládal/zpracovával informace.

Měl jsem spoustu nástrojů a spoustu míst, kde jsem měl část toho, jinde část tamtoho atd. Otázkou tedy bylo: “Proč změnit moje návyky? Přinese mi to něco navíc?” Odpověděl jsem si ANO a protože jsem v tu dobu začínal objevovat metodu GTD (Getting Things Done – time management), kde jednou z hlavních myšlenek je, sjednotit místa, kde se informace ze všech zdrojů sbíhají a tím dostat pod kontrolu veškeré podněty (úkoly, nápady, referenční informace apod.), objevil jsem obrovský potenciál ve využití Evernote.

Když jsem nad tím vším přemýšlel a vlastně si “stavil” vlastní systém ke zpracování informací, rovnou jsem do toho začlenil i moje osobní GTD. To byl stěžejní okamžik, kdy jsem objevil další rozměr Evernotu. Využití k pracovní agendě…

Jak?

A k čemu Evernote používám? Úplně jednoduše, téměř ke všemu. 🙂 To je samozřejmě trochu abstraktní popis, tak to zkusím vzít více podrobně.

Osobní agenda

První zkouška proběhla na mých soukromých datech. Tedy uložení a zapisování poznámek, nápadů, nákupních seznamů a jiných hloupostí… Brzy se přidaly naskenované papírové dokumenty, faktury a účty. Od toho už je kousek k ukládání článků (Dříve jsem na sbírání zajímavých článků, používal službu Pocket, ale když už jsem byl v tom sjednocování, proč nezkusit začlenit to do zeleného sloníka, že.) a zajímavostí z webu a jiných zdrojů. Následovaly pdf dokumenty a spousty dalších textů, které jsem historicky držel různě ve Wordech apod. V Evernote jsem si vytvořil také takový “katalog” inspirace. A tím to prostě nekončilo, naopak. V tu chvíli mě sloník pohltil a já se rozhodl, že tedy zkusím, co všechno zvládne a zda mě bude v něčem omezovat.

Kreativní psaní

Baví mě psát… Příběhy, povídky i recenze/články. Takže proč bych měl psát v něčem jiném? Tak to zkusím v Evernotu (Až později jsem začal psát více s využitím Markdownu. Třeba v editoru ByWord, Ulysess nebo prohlížečový StackEdit).

Jednoduchý textový editor, bez zbytečných rušivých prvků s menším počtem různých ovládacích prvků. Více není potřeba, takže by to mohlo fungovat. A věřte mi. Funguje to…

A nejen to, tím to totiž stále nekončí. Pokud to člověk myslí s psaním trochu seriózně, brzy potřebuje své texty nasdílet korektorce/korektorovi a dalším. Zde vystává první obtíž. Jak si změny a připomínky předávat. Šel jsem na to minimalisticky s cílem, vše řešit v Evernotu.

Prostě veškeré připomínky, píšeme přímo do textu, jen je obarvíme jinou barvou. Pokud se něco pokazí, Evernote ukládá průběžně všechny změny a není problém, kdykoliv se vrátit na verzi předchozí (stejně jako třeba na Macu přes Time Machine). Takže pokud se potřebuji z nějakého důvodu podívat, na předchozí verzi, podívám se do historie. Více nepotřebuji… Jasně, že by to šlo řešit úplně jinak. Z počátku jsme si úpravy vyměňovali prostřednictvím komentovaných pdf, ale takto je to plynulejší. 🙂

Spolupráce

Malinko jsem to nakousnul. Spolupráce a sdílení, je nedílnou součástí Evernotu a toho, co od něj očekávám. Evernote nabízí spoustu možností, jak spolupracovat nebo sdílet.

Uvedu příklad: Jsem trošku “odpůrce” všech prezentací. Respektive nechci se zdržovat jejich vytvářením. A raději k oné prezentaci kolegům (pokud to lze), využívám taktéž sloníka. A ne, prezentační mód nemám na mysli, ten jsem snad nikdy nepoužil. 🙂

Dělám to tak, že si připravím své poznámky na schůzku, které většinou obohacuji různými výstřižky (nebo pdf náhledy z aplikace/FE apod.), ke kterým si přidávám různé komentáře. Tyto obrázky kolegům nasdílím zvlášť (pokud znám jejich email, tak všem zašlu do jejich schránky – samozřejmě přímo z aplikace, pokud nemám všechny kontakty, zpřístupním všem přes webový odkaz a díky tomu se na okomentované obrázky můžou podívat všichni ve svém webovém prohlížeči). Já pak pracuji se svými poznámkami a kolegové vidí podklady zvlášť, bez mých poznámek.

Zůsoby sdílení z Evernotejsou například… Zaslání kopie emailem, přes veřejný odkaz (přístupný přes webový prohlížeč. Případně pokud Vaši kolegové mají také Evernote, můžete sdílet přímo v aplikaci (včetně nastavení oprávnění pro sdílené bloky a poznámky).

Mimochodem, možnost komentovat obrázky a pdf soubory je jedna z mých nejoblíbenějších funkcí a využívám jí téměř denně. Pro lepší představu, takto může vypadat třeba komentář obrázku, respektive výstřižku.

Pracovní agenda

Pracuji pro několik korporátních společností, kde se podílím na několika různých projektech. K tomu mám několik vlastních projektů/firem, zabývající se dost odlišnou agendou. Potřebuji mít neustále přehled, co se děje, co je třeba udělat, v jaké fázi jsou rozpracované věci, přístup k fakturám/účtům atd.

Vše ideálně v jednom nástroji s jednoduchým sdílením a prostředkem ke komunikaci. Dohromady intenzivně komunikuji denně s cca 15 lidmi, se kterými řešíme detaily a provozní problémy. Taková je situace…

Výše jsem nastínil, co vše dokáže zastat Evernote. Ale otázkou je, zda zvládne zastat všechnu práci a nápor v plném provozu v rámci aktivit, kterými se živíte a tudíž se potřebujete ve dne v noci spolehnout, že vše pojede a nic se nikam neztratí. Chybějící informace, znamenají riziko a slabost. To může v businessu znamenat velké ztráty.

Jak to tedy funguje? Jednou z vlastností Evernotu je, že vše máte synchronizované na všech svých zařízeních. Díky tomu, mám neustále všechny informace po ruce. Můžu tedy jít na schůzku i třeba jenom s iPhonem. Je to možná trochu divné (rychle si na to zvyknete, že vlastně nic víc není třeba), ale účel to plní. Pracuji střídavě na Macbooku, Macu, iPhonu/iPadu i počítači s Win a všude mám vše. Pokud snad nemám po ruce mé zařízení, dokážu k datům přistoupit přes webový prohlížeč. Takže, když přijdu na schůzku, okamžitě mám k dispozici všechny zápisy a poznámky ze všech schůzek předchozích. Okamžitě se mohu podívat na fakturu nebo dokumentaci, případně na informace k projektu z emailu, které si také do Evernotu ukládám.

Systém

Evernote je neuvěřitelně flexibilní a nikde nenajdete univerzální návod, jak ho používat. Ještě jsem neslyšel dva různé uživatele, kteří by ho používali stejně. Jsou tam společné prvky, ale způsob bývá odlišný. To je neuvěřitelná výhoda.

Každý si vybere to, co mu vyhovuje. Možná si teď říkáte, že dle textu výše, mám v Evernotu nepřeberné množství informací a musí to být obrovský chaos a zmatek. Naopak… Stejně jako kdekoliv jinde, musíte i tady využívat určitá pravidla, abyste se ve vašem archivu vyznali. Výhodou je, že ony pravidla si stanovujete vy sami a nemusíte tudíž přijímat již nějaké existující.

Stěžejní vlastností sloníka je neuvěřitelně jednoduché, efektivní a přesné vyhledávání. Evernote disponuje technologií OCR. Zjednodušeně, každý Váš obrázek/fotku/sken zanalyzuje a rozeznaný text si uloží v pozadí. Díky tomu, lze fulltextově vyhledávat napříč poznámkami s multimediálním obsahem. Takže třeba najít účet z benzínky není problém. To, že sloník umí vyhledávat v celém obsahu poznámky, nemusím asi zmiňovat. Dávno jsou pryč doby, kdy jste někde vyhledávali jen v nadpisech. Totéž platí také pro pdf a office soubory. Prostě nic neřešíte, jen napíšete textový řetězec, který chcete najít… Tím, ale stále nekončíme. Časem budete mít tolik informací, že je třeba je nějakým způsobem rozlišovat.

Tagy

Tím prvním, co já považuji za nejdůležitější jsou tagy, nebo-li česky Štítky. Říkejme jim spíše kontexty. Ukážu Vám to znovu na příkladu.

Výše vidíte tagy u poznámky ze schůzky. Rozeberme si jednotlivé tagy, ať rozumíte oněm kontextům a vlastně mým pravidlům, díky kterým se dokáži ve vteřině orientovat.

• MEETING: centrální tag, označující všechny zápisy ze všech schůzek, ze všech společností apod.
• 2016: tag označující vše v roce 2016
• kveten: tag označující vše v květnu (pokud budu vyhledávat bez tagu určující rok, najdu vše ve všech květnech)
• CR: tag označující vše v České republice (v tomto smyslu – u schůzky – znamená, že schůzka proběhla v Česku)
• Rumburk: tag označující vše v Rumburku (zkrátka tag určující město, kde se často pohybuji – samozřejmě že nemám tag pro každé město na světě)
• SK_VIKTORIE: v tomto případě označuje společnost, které se poznámka týká
• Mrazkova_Kata: tag označující vše co se týká daného člověka

Teď si rozeberme logiku a možnosti využití. Tagem MEETING zjistím všechny schůzky, které jsem měl. Pokud mě zajímá nějaká konkrétní společnost, přidám do vyhledávání tag společnosti. Naopak, pokud vyhledávám tag společnosti, najdu vše od zápisů přes poznámky, podklady až po účetní doklady související s danou společností atd. Stejným způsobem pokud vím, že hledám informace týkající se konkrétního člověka, vyhledám si ho podle tagu a můžu se tak snadno dostat nejen na zápisy ze společných schůzek, ale také na emaily od daného člověka, nápady na dárky pro něj, zkrátka cokoliv se ho týká.

Tagy jsou prostě úžasné a boří hranice, tím že prostřednictvím nich dokážeme vyhledávat napříč rozdílným obsahem. Samozřejmě můžeme vyhledávat kombinací několika kritérií, tedy třeba pomocí tagů, umístění v bloku, datumu vytvoření i názvu poznámky. Je toho strašně moc a syntaxe pro vyhledávání je naprosto jednoduchá. To je ale na jiný článek…

Hlavní výhody

• Evernote je na všech platformách: macOS, iOS, Win, Android, Linux i Windows phone, případně odkudkoliv prostřednictvím webového prohlížeče.
• Vše se mezi sebou skvěle synchronizuje a díky tomu je vždycky všechno všude!!
• Evernote umí pracovat s textem, obrázky, přílohami, zvukem i fotkami.
• Informace se dají snadno sdílet v rámci Evernotu s kolegy (kteří mají EN), poslat kopii mailem nebo třeba přes přes veřejný odkaz ve webovém prohlížeči.
• V rámci Evernotu se dají jednoduše komentovat (zakreslovat, označovat atd.) obrázky i pdf soubory.
• Se svým účtem v Evernotu máte také emailovou adresu (Nově jen pro verzi Premium.), sloužící k zasílání emailů do Evernotu a automatickému vytvoření poznámky. (Znám například spoustu lidí/týmů, kteří mají dohodu v týmu, že všechny maily jsou v kopii na Evernote adresu.)
• Spoustu doplňků, nejčastěji (a důrazně doporučuji) využívám Evernote web clipper, což je doplněk webového prohlížeče. Pomocí tohoto doplňku snadno dostanete, cokoliv z webu hned do Evernotu (informace, články, zajímavosti, inspirace)

Několik webů, kde zjistíte více:

• Lifenotes.cz – portál o Evernote který dělá Dan Gamrot, který dlouhodobě školí o EN a zaměřuje se právě na využití v businessu a v týmech
• Mít vše hotovo – tento portál mám strašně rád, nezaměřuje se pouze na Evernote, ale tam jsem kdysi zjistil o EN nejvíce
• Evernote – domovský web EN
• Evenote.cz – něco o Evernotu v češtině, ale o tomto webu jsem do teď ani pořádně netušil 😀

Závěr

Mohl bych tady psát do nekonečna, protože Evernote je téma, ke kterému mám co říct a které mě opravdu baví. Nechám si něco třeba na další článek. Chcete-li, vyzkoušejte si Evernote (registrace zde). Je to zdarma a můžete jen získat. Budete-li chtít vědět více, nebojte se ozvat. Rád Vám pomůžu/poradím. Stačí mi jen napsat.

Evernote může být naprosto jednoduchý a přehledný a vlastně žádné pokročilé funkce, Vám nebudou chybět, dokud na ně nenarazíte (nebo je cíleně nebudete hledat). V ten okamžik, pochopíte skutečnou sílu této služby. Bez ní už nic nebude jako dříve 😀 😀

Čtěte další články o EVERNOTE. 🙂