Digitálně, minimalisticky a produktivně aneb kámoška „Minutka“

Tak trochu navazuji na můj předchozí článek o minimalismu a digitální produktivitě, který jsem psal cca před rokem. 🙂 

Některé věci se za ten rok změnily, některé ne… Například z hlediska hardwaru jsem na tom úplně stejně, ale to asi nikoho už nepřekvapí. Apple je pro mě prostě pořád srdcovka. 

Teď k tomu, o čem chci psát dnes. Co se od posledního článku změnilo? 

1. Přestal jsem plánovat čas do poslední minuty v kalendáři a začal jsem se více zaměřovat na plánování úkolů pro každý den a ty dle plánu plnit
2. Minimalizoval jsem „byrokracii“
3. Začal jsem opět používat to-do appku, konkrétně Things
4. Minutka se stala mojí každodenní parťačkou
5. Dokončil jsem oddělení „rolí“ a činností, které dělám na jednotlivých zařízeních
6. Pokračuji v minimalizaci rozptylování a stále hledám přínosy nástrojů a aktivit

K bodu číslo jedna… Dlouho jsem říkal a snažil se praktikovat „práci s mojí energií“, tedy plánoval jsem vše do kalendáře – více když tak v mém předchozím článku. Vlastně nevím, proč jsem s tím přestal i přesto, že to fungovalo. Začal jsem ale více tíhnout k trochu více volnějšímu systému, kdy nemusím neustále sledovat kalendář a mám více prostoru prostě jen tak být. 🙂 

Mám tedy v kalendáři znovu především schůzky a blokace času, ale už si nezapisuji vše – obzvlášť úkoly ne. Najel jsem na režim, kdy si plánuji úkoly na každý den a ty se dle plánu snažím řešit. Prostě „jen tak“ dle času, obvykle mezi schůzkami. Můj předchozí systém, kdy jsem úkoly měl buď v kalendáři nebo v poznámkách, byl vlastně v některých ohledech zbytečně pracný a proto jsem všechny úkoly znovu začal evidovat v TO-DO aplikaci Things, kterou mám dostupnou na všech zařízeních (Apple Watch, iPhone, iPad, Macbook) a jakýkoliv úkol mám zde. Mám tak na každý den naplánované úkoly, pěkně přehledně a jednoduše. Things jsem zvolil především kvůli jednoduchosti a prostě proto, že mi sedla snad ve všech ohledech. Na Macu mám udělanou klávesovou zkratku, kterou kdykoliv a odkudkoliv zapíšu nové úkoly a myšlenky. Things pro mě tak zároveň plní i funkci inboxu, protože je neustále dostupný na základě jedné klávesové zkratky. 

Přesunul jsem do Things i zmiňované checklisty apod. Takže můj systém „produktivity“ aktuálně stojí na těchto aplikacích: Poznámky, Kalendář, Things, Minutka… Než se vrhnu do vysvětlování Minutky, shrnu význam zmíněných aplikací.

Appka Poznámky od Applu je stále možná ta nejdůležitější, protože je to vlastně taková moje „rozšířená“ paměť. Cokoliv si potřebuji zapamatovat nebo dlouhodobě evidovat, cokoliv mě napadne/inspiruje/zaujme a potřebuji se k tomu vrátit později jde rovnou sem. TIP: Co musím vyzdvihnout, je mega jednoduché a kvalitní scanování dokumentů, které používám prakticky denně (a mám rovnou o appku méně). 

Kalendář je aktuálně především o schůzkách a důležitých termínech a událostech. Zkoušel jsem v průběhu roku pár dalších aplikací, včetně Outlooku (ve firmě jsme komplet Office365), ale zase jsem se vrátil k té applovské. 

Úloha Things je už jasná (TIP: v záložce Today vidím i události v kalendáři, mám tedy vše na jednom místě – kalendář i úkoly), takže k čemu Minutka? Jsem takový, že častokrát ztrácím pojem o čase, obzvlášť když mě daná činnosti skutečně pohltí. Navíc jsem častokrát bojoval s takovou tou typickou prokrastinací, kdy dělám všechno možné, jen ne to co potřebuji. A po různých experimentech s Pomodoro technikami a nástroji, plus s mojí dlouhodobou strategií minimalizace jsem objevil sílu obyčejné, jednoduché, klasické minutky v aplikaci Hodiny. 🙂 P.S.: Na Macu používám případně RH Timer…

Už neztrácím pojem o čase a hlavně se na to nemusím vůbec soustředit. Delegoval jsem tuhle starost na Minutku… Zmírnila se i ona typická prokrastinace, protože jakmile mám zapnutý odpočet a „tiká“ mi Minutka, mám jen omezený čas na to, abych splnil úkol do kterého jsem se pustil. Když „minutka tiká“, tak dokud se neozve zvuk konce, neexistuje nic jiného než aktuální činnost. 

• Jdu dělat emaily – zapínám minutku…
• Jdu psát článek – zapínám minutku… 
• Jdu meditovat – zapínám minutku… 
• Jdu pracovat na nějakém dokumentu – zapínám minutku…
• Jdu hrát hru – zapínám minutku…
• atd. …

Zkrátka k jakékoliv činnosti, kdy mám omezený čas nebo si chci definovat prostor (alá Pomodoro) pro jednu konkrétní činnost, používám Minutku. Nepotřebuji kalendář, protože nastavený odpočet mi zajišťuje, že nic neprošvihnu a zároveň mi nastavení odpočtu dává větší flexibilitu práce s časem. Nastavuji totiž různý čas na různé činnosti, dle možností a chuti. 

Např. vím, že na mě v mailu čeká hromada zpráv, ale je to pro mě tak neoblíbená činnost, která mě vyčerpává – nastavím si 30 min. kdy se věnuji jen řešení mailů. Když odpočet skončí a mám ještě sílu a čas, prodloužím odpočet. Pokud už ale nechci/nemůžu, s naprosto čistým svědomím a klidem skončím a jdu dělat cokoliv jiného, klidně odpočívat (při hodně nabitém programu si i na tuto činnost dávám odpočet). 

Tento režim je pro mě snazší dodržovat, než předchozí plán v kalendáři, protože tím, že nastavuji kratší časové úseky během kterých se soustředím jen na jednu věc, není to tolik vyčerpávající a tudíž „nestihnu utíkat“ k jakýmkoliv jiným aktivitám. Což například při plánování hodinových timeboxů v kalendáři bylo mnohem složitější. 

Zkuste to, uvidíte co to udělá s efektivitou… A ano, i během psaní tohoto textu, mi běží odpočet. 🙂 

K bodu číslo pět… Dlouuuuho jsem se snažil, abych mohl na iPhonu i Macbooku dělat jakoukoliv činnosti. To vedlo k tomu, že jsem nikdy nepřestal „něco“ dělat. Neustále jsem pracoval a nikdy nekončil, protože to je pořád po ruce a byl by hřích, nevyužít minutku tady a dvě minutky tady. 

Špatně… Zjišťuji, že zapomínáme tak obyčejné věci, které dříve byly samozřejmostí. Třeba nic nedělat a být jen tak, v přítomném okamžiku aniž bych hned bral do ruky mobil a kontroloval emaily. 

Ze screenu mojí plochy na iPhonu asi vytušíte, co jsem vyhodnotil jako důležité činnosti, které jsou pro mě přínosné… 

Poznámky a kalendář, fotky a vzpomínky, mapy a navigace, cvičení a hudba, úkoly a zmíněná Minutka. Samozřejmě méně často používám bankovnictví nebo třeba Dáme jídlo apod. Jde ale o to, že hledám onen přínos v aplikacích a nástrojích… Jakmile sám sobě neodpovím uspokojivě, okamžitě odinstalovávám a hledám možnost využití něčeho, co už mám. Co mi hodně pomohlo udržet počet aplikací pod 20, je zakázaný App store. Žádný email, sociální síť ani hru na mobilu nemám. Okrádá mě to akorát o čas, který dokážu využít mnohem lépe – i kdyby to bylo jen poslouchání hudby nebo koukání z okna. Navíc jsem vypozoroval (světe div se 😃), že valná většina aplikací, chce můj čas a moje peníze! A oboje (světe div se podruhé 🙏🏼) dokážu využít mnohem lépe.

Když chci opravdu pracovat, sedám k pracovnímu stolu a otevírám Macbook! Když chci příležitostně hrát hry, sednu na gauč a zapnu Playstation… Prostě vytvořil jsem si podmínky, kdy se věnuji buď práci nebo odpočinku nebo jakékoliv jiné činnosti a snažím se vyvarovat přilišnému kombinování.