3 tipy jak ovládnout Evernote

Evernote je už několik let můj tzv. “love brand” a ačkoliv v posledním měsíci zkouším experiment “jak se mi bude žít bez sloníka” na řádcích níže bych se rád podělil o několik tipů, které mi při každodenním používání Evernote usnadňují práci a život.

Všemu vládnou tagy (štítky)

Mám na vše dva bloky – INBOX a ARCHIV… V archivu mám uložné úplně vše. Nerozulišuji prácovní věci od těch soukromých, takže pohromadě tam mám od zápisů ze schůzek, nápadů, článků až poznámky k projektům apod.

Do inboxu mi padá vše nové a v tomto bloku vše třídím a posuzuji, zda má smysl informaci uložit nebo smazat. A především, jednotlivé položky otaguji – tedy přiřadím příslušné štítky dle kontextů, tak abych se v tom obrovském množství informací dokázal rychle zorientovat.

Základní matice pro tagování je jednoduchá:

• CO
  • /osobni
  • /special
  • /pracovni
  • vedomostni baze
  • sdileni
• KDY
  • /mesic
  • /rok
• KDE
  • /mesto
  • /stat
• KDO
  • /organizace
  • /osoba
• GTD
  • ! kategorie
  • @ kontext
  • # projekty
  • % cile
  • $ dokoncene projekty

Takto mám základní rozdělení a každá větev se postupně rozpadá na detailnější tagy. Toto rozdělení je dostatečně intuitivní a přitom stále flexibilní…

V praxi to pak vypadá například takto:

Sběrný email

Tato vychytávka byla dříve dostupná pouze pro Premium předplatitele, dnes už je dostupná od Basic tarifu… Jde o to, že si v nastavení můžete nastavit speciální emailovou adresu ve stylu: něco@m.evernote.com a cokoliv na tuto adresu pošlete Vy (nebo kdokoliv jiný), se Vám rovnou uloží do nastaveného bloku (v mém případě do inboxu). Můžete si také nastavit, jak se mají takto vložené poznámky označit tagy apod.

To je naprosto úžasná věc, obzvlášť pracujete na nějakém projektu s více lidmi. Používám to také k ukládání faktur z emailu nebo k ukládání materiálů k projektům na kterých pracuji. Zkrátka jsem s kolegy domluvený, že mi emaily posílají v kopii na tutu evernote adresu.

Sdílení přes veřejné odkazy

V Evernote jsou dvě “úrovně” sdílení a kooperace. Můžete samozřejmě spolupracovat s kolegy, kteří mají také účet v Evernote. Můžete společně sdílet jak poznámky, tak celé bloky. V tomto případě můžete definovat mimo jiné i oprávnění, o tom ale třeba někdy jindy…

Pak je ještě druhá možnost a s tou se osobně setkávám častěji a to je potřeba sdílet s někým, kdo Evernote nemá. K tomu jsou tady veřejné odkazy… Zkrátka vyberete poznámku a zpřístupníte ji komukoliv prostřednictvím webového odkazu. Používám to například ke sdílení informací o projektu na kterém pracuji (aktuální stav, odkazy, dokumenty). Efektivní způsob, protože stejně si tyto poznámky ukládám pro mé potřeby, takže je velice příjemné že nemusím neustále posílat nějaké emaily nebo upozorňovat ostatní, že se něco změnilo. Kdykoliv se podívají na zaslaný odkaz ve svém prohlížeči, mají poslední a nejaktuálnější informace. Já se nemusím zabývat nějakým speciálním sdílením nebo ukládáním. Jen si upravuji svoje poznámky, jako vždy… 🙂

A něco navíc…

Rozhodně nezapomeňte na doplněk do prohlížeče Evernote web clipper. Geniální a pohodlný nástroj, jak dostat vše co Vás zaujme na webu do Vašeho archivu. Rovnou si ho můžete otagovat i rozhodnout do jakého bloku se obsah uloží apod.

Pokud i Vy používáte Evernote, napište mi Vaše tipy… O tom jak Evernote používám já jsem už psal dříve, ale protože krása je v tom, že každý ho používáme jinak, tipů není nikdy dost. 🙂